A medida que transcurría la reunión, aumentaba la decepción del director y una cara de circunstancia reflejaba el desagrado de los resultados que se presentaban. Después de la reunión, me comentó: “Esto no es lo que pedí. Dejé claramente indicado lo que debían presentar y no lo han hecho.”

Cuando se gestiona por tareas, el equipo puede ejecutar sin entender. Gestionar por retos implica entendimiento e implicación.

Cuando estudié el Master en dirección de proyectos certificado por el PMI, una de las herramientas que nos enseñaron y que más importancia se dio fue el desglose del trabajo en tareas para poder realizar una planificación, un posterior seguimiento durante la ejecución, y el control adecuado de avance de tareas y presupuesto.

Pero nadie nos enseñó que la clave de los proyectos es la gestión y liderazgo de las personas. No basta con una matriz de stakeholders para poder hacerlo.

Y para gestionar y liderar personas pienso que deben existir retos. Retos que permitan hacer crecer profesionalmente a las personas y crecer en valor para el proyecto.

El peligro del desglose de tareas a bajo nivel

Desglosar el proyecto en tareas hasta el mínimo detalle es una arma de doble filo, y más cuando las tareas no son especificadas por los miembros del equipo, sino por un project manager.

El resultado de gestionar por tareas suele ser el micromanagement. Ya he hablado de éste en más de una ocasión y qué consecuencias tiene.

Algunas herramientas comunes de gestión de proyectos, como Microsoft Project, nos permiten asignar las tareas directamente a “recursos” una vez las tenemos definidas. Y, de paso, controlamos lo que tardan en hacerlas, el tiempo de espera y el avance.

No parece mala idea… Pero no esperes que el profesional al que has asignado la tarea haga algo diferente. Y si lo que presenta no acaba de ser aquello que esperabas, no desesperes. Seguramente no es que tengas un mal profesional, sino que a la hora de especificar, no has tenido en cuenta factores que, a la hora de la realidad, se han producido en el proyecto.

¿Definir el proyecto por retos?

A mi me gusta pensar en los objetivos que debemos cumplir. En el trabajo en equipo para poderlos alcanzar y en cooperación de los profesionales expertos para poder definir el alcance y el tiempo de proyecto.

Antes de establecer objetivos, prueba a lanzar los retos que crees asociados y espera una propuesta. Puede que los objetivos sean diferentes a los que pensabas pero, seguramente, mucho más enriquecedores.

Como puedes imaginar, no es incompatible con el peligro del desglose de tareas a bajo nivel. Sólo hace falta trabajar en equipo. Pero el trabajo en equipo no nos salva de los imprevistos. De cambios que suceden a lo largo de los proyectos. Trabajar en equipo nos ayuda a dar solución a problemas complejos con menos riesgos.

A la hora de definir objetivos, estamos dando marco de actuación. Cada uno de los objetivos puedes desgranarlos en grandes hitos, con una fecha acordada por el equipo. A partir de aquí, debe ser el equipo el que se comprometa a alcanzarlos. Puede ser mediante metodologías “agile” o no. Ellos deciden

Trabajando en la misma dirección

Creo que este es un buen camino para que cada profesional proponga, sea proactivo y marque una pauta de actuación. De este modo, aportará el máximo valor para el proyecto.

Trabajar en equipo no es dividir el trabajo y cada uno que haga su parte, de forma coordinada, es trabajar en la misma dirección.

Seguramente, a la hora de realizar la reunión, los resultados tampoco acaban siendo aquello que el director espera (o igual si), pero lo que estoy seguro es que el valor aportado al trabajo realizado será muy superior. La sorpresa puede ser muy grata.

Pregunta de auto-reflexión: ¿Qué se nos da mejor en mi equipo, trabajar por tareas, o por retos?


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