Todos los proyectos tienen desviaciones en su planificación inicial, cambios a ser gestionados, y resultados finales algo diferentes a los esperados por cada uno de los participantes (clientes, partners, equipo, etc.). En el ámbito de la gestión de proyectos, y validado por el PMI, siempre se habla que hay que cumplir la ‘triple restricción’: Tiempo, Coste y Alcance (todo y que deberíamos contemplarla con su evolución a recursos, calidad y riesgos).

La triple restricción consiste básicamente en que si modificas una de las variables afecta, de forma directa, como mínimo, a una de las otras dos.

Triple restricción en gestión de proyectos

Si a lo largo de tu proyecto incurres en nuevas funcionalidades o servicios, seguramente el tiempo a dedicar o la fecha límite se verá afectado y, consecuentemente, el coste. De igual modo, si incurres en tiempo no planificado, el coste también se verá afectado. Por tanto, un cambio en el coste será consecuencia de un incremento de tiempo o alcance.

Una práctica que considero múy útil para conseguir finalizar con éxito un proyecto, es focalizar únicamente en uno de los tres aspectos y basar en él todas las decisiones que tomemos.

De este modo puedes disponer siempre una herramienta muy clara a la que acudir a la hora de la toma de decisiones. Pero para ello, necesitarás que tu cliente comprenda en qué consiste la triple restricción, cuáles son los costes, tiempos y alcance y que, en base al tipo y naturaleza de proyecto, decidáis dónde debeís poner el foco.

Focalizando en el tiempo

Imagínate un proyecto con un deadline muy claro. Un producto con una fecha de lanzamiento y detrás, una campaña en medios. Mi consejo es que focalices en el tiempo (entendiéndolo desde el punto de vista de fecha final y no de horas por persona en un periodo de días). El día del lanzamiento debes tener tu producto o servicio si o si y, para ello, los diferentes sistemas que conforman el proyecto deben estar preparados.

A lo largo de un proyecto de este tipo, cualquier cambio en el alcance puede poner en peligro el proyecto porque, como hemos visto en la triple restricción, hará peligrar la fecha límite y coste. Es por ello que los cambios deben realizarse cuando los productos mínimos para realizar la campaña ya están listos para lanzarse. El cambio lo deberías realizar únicamente si:

  • Afecta a la viabilidad de alguno de los productos mínimos
  • Si y sólo si, tenemos un plan aceptado por el cliente para que no afecte al resto de productos mínimos.

Me explico. El primer punto está claro. Si arreglamos un desperfecto para causar otro, seguramente no estamos dando la mejor solución. El segundo punto tiene que ver con un plan consensuado con el cliente que afecta a los costes, porque si la fecha está fijada y el cambio implica modificaciones, necesitaremos algo más de dinero para poder llevarlo a cabo reduciendo los riesgos.

Muchas veces (sobretodo en el mundo del desarrollo de aplicaciones) hacemos entrar funcionalidades adicionales que abrirán un abanico de nuevas posibilidades y potencialidades “indispensables” para el cliente, no incluidas en el alcance ni presupuesto inicial. Y que acabarán afectando a la fecha final de proyecto. Y mi recomendación es que, a no ser estrictamente necesario, no uses nunca de ningún margen de contingencia para ello.

Cuando estés con tu cliente, intenta identificar el tipo de proyecto que te propone. ¿Tiene realmente un deadline? Pues asegúrate y acuerda con él una fecha inamovible. Desde mi punto de vista, el alcance del proyecto debería ir desarrollándose a partir de esos productos mínimos viables para cumplir el objetivo con el coste acordado.

En mis próximas publicaciones hablaré del foco en el alcance y en el tiempo, pero ya te pregunto, ¿de qué naturaleza crees que son esos proyectos? ¿Cómo mitigarías el efecto de la triple restricción en ellos? ¿Encuentras útil la herramienta?


What is your innovator profile? — inusual.net


¿Y tú qué dices?