Informático de formación y amante de la abstracción, el análisis, la síntesis y las herramientas capaces de dar respuestas al negocio, me encuentro que a veces nos hacen presos de su funcionamiento y caemos en el día a día sin darnos cuenta.

En el campo digital, encontramos “Online marketplaces” de aplicaciones de gestión como los de Marketplace SAP, Marketplace Salesforce, IBM Marketplace, Microsoft Marketplace o Google. Pero también encontramos otros que nos ayudan en aplicaciones más específicas (gestión de proyectos, producción o gestión del tiempo personal) como por ejemplo el de Apple, Google Marketplace, Firefox, Clarizen Marketplace o Bitrix, entre muchos otros.

Al usar muchas de estas herramientas podemos descubrir reglas de negocio que puede que fueran desconocidas por nosotros. La experiencia de usuario y comportamientos que te guían a lo largo del flujo de pantallas, permite reproducir escenarios y usos, así como puede facilitar la comunicación entre diversos equipos.

Desde mi punto de vista, es algo bueno. La herramienta te guía para cometer el mínimo número de errores y puedes aplicarla directamente sobre tus procesos de negocio. Pero una vez adaptada, tenemos que preguntarnos si esa guía nos lleva realmente hacia dónde queremos. Y también, si nos lleva cómo queremos.

Por el contrario, pienso que a veces, el uso de herramientas nos ofusca el proceso. Ver aquello que está sucediendo y cómo está sucediendo en un proyecto. Hablo tanto de herramientas de gestión como de herramientas de producción.

Por poner un ejemplo de una herramienta conocida por todos: el e-mail. Si nuestra herramienta habitual para gestionar temas es el e-mail muchas veces caemos en la trampa de “pasar la pelota” y esperar respuesta a un tema que ya te has quitado de encima. El mail en este caso, te hace caer en un proceso burocrático que impide tomar soluciones prácticas. En este caso, la herramienta nos permite enviar el mensaje y asegurar que el remitente lo recibe y damos por supuesto que “la pelota está en su tejado”. ¿Queremos realmente actuar de esta manera o queremos solucionar el tema que tenemos encima de la mesa para que no nos retorne?

Si escalamos la herramienta a nivel de personas (al equipo) y a un nivel de gestión (tipo gestor de proyectos, de comunicación, revisión de procesos, etc), nos puede llevar a todo el equipo a caer en un funcionamiento (proceso) no deseado. Si la herramienta es el proceso podemos caer en malos vicios que hacen que nos desenfoquemos del objetivo final.

En el ejemplo del e-mail, el «cómo» podría ser una llamada telefónica, mientras que el «hacia dónde» sería solucionar (o desatascar) el problema de forma inmediata. Es un caso sencillo pero creo que suficientemente explicativo y conocido como para que lo apliques a las herramientas que estamos actualmente usando.

¿Como no caer?

En el momento que detectes que la herramienta está esclavizando tu proceso y crea cuellos de botella o tiempos de respuesta del equipo demasiado largos, intenta cambiar. Son dos síntomas inequívocos y que provocan desajustes en planificaciones y con el cliente.

Personalmente me sirve pensar en qué es aquello que quiero conseguir (por ejemplo ganar tiempo o solucionar) y luego cómo conseguirlo (por mail o por teléfono). Sigo pensando que el Simplexity Thinking es una buena metodología para poder solucionar retos y escoger su proceso de funcionamiento, pero teniendo siempre en cuenta que es una herramienta.

Si tu herrmienta no está adaptada al 100% a tu proceso y no es lo suficientemente moldeable para dar respuesta a tus necesidades de forma inmediata y en todo momento, si tu herramienta te esclaviza creando ineficiencias, te animo a que pienses fuera de las herramientas que tienes, desde una visión más estratégica, y busques nuevas soluciones que no aten tu proceso a ella.

¿Y tú qué dices?

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