Cada vez estoy más seguro de la importancia de hacer un buen briefing para alinear a todo el equipo y ponernos en el mismo barco.

Mi idea no es escribir sobre cómo realizar un buen brief, sino ver cómo usarlo como herramienta dentro de un proyecto.

Me gustaría empezar por una serie de reflexiones, para ir alineándonos sobre lo que estoy escribiendo

  • ¿Te has encontrado alguna vez describiendo una solución sobre la que debes realizar muchas suposiciones, asunciones y restricciones?
  • De las suposiciones, asunciones y restricciones que has realizado, ¿cuántas de ellas son ciertas? ¿cuánto tiempo has dedicado por no reunirte con los stakeholders ?
  • Una vez iniciado el proyecto, ¿te has encontrado que tu cliente o partner adopta una posición inesperada ante el proyecto?
  • ¿El equipo te reclama estar involucrado desde el inicio del proyecto?
  • ¿Recibes preguntas en la que piensas “no ha entendido la esencia el proyecto”?

Si te sientes identificado, creo que un buen brief puede ayudarte. No va a hacer desaparecer estos puntos, pero si minimizar el riesgo de que se produzcan.

¿Por qué hacer buen brief?

Porque es el punto en el que empiezas a “aterrizar” las ideas que han surgido de la reunión. Es el momento en que aparecen alternativas, dudas y preguntas. Porque seguramente lo compartes con tus colegas de equipo, empresa o sector, y dan ideas buenas que podrían aplicar perfectamente al proyecto.

Por ello es necesario empezar la reflexión lo antes posible. Cuál es el problema real y cómo solucionarlo… Pero para desvanecer esas dudas que tengamos necesitamos del cliente.

El briefing debe ayudarnos a madurar soluciones viables, definiendo marcos de actuación creativos, sin limitarnos a qué debemos hacer en el proyecto.

El brief debería dar una visión clara, exponer la motivación, inspirar y describir el escenario en el que se produce la oportunidad para realizar el proyecto. Te recomiendo el artículo 7 critical elements of a great content brief para obtener ideas sobre ello.

¿Quién debe participar?

Efectivamente, el cliente como parte del equipo. Pero en general, aquellos stakeholders que puedan definir el marco de actuación.

Plantear un proyecto con muchas suposiciones, restricciones y asunciones que podrías solucionar preguntando a las personas correctas en el momento adecuado, puede suponerte realizar un esfuerzo en vano.

Agilizar el proceso para poder obtener esta información lo antes posible puede ahorrarte tiempo, esfuerzo y el consiguiente coste. Pero lo más importante es que puedes alinear el proyecto, al equipo y las expectativas.

¿En qué momento empezamos a realizar el brief?

He intentado encontrar algún artículo que relacione la elaboración del brief con el cliente, pero no lo he encontrado. Aprovecho para pedirte que si conoces alguno te agradecería que lo compartas con nosotros en un comentario.

Para mi, la realización del brief empieza en la primera reunión con el cliente. En la preventa. Es nuestro cliente el primero que expone un problema, y nosotros los que, a través de preguntas correctas, conseguimos elaborar un escenario en el que dar soluciones óptimas.

El cliente forma parte del equipo. No es el cliente el que tiene la necesidad y nosotros lo que la debemos solucionar. Somos un equipo con un reto por delante, con un presupuesto, un alcance y un tiempo definido que debemos gestionar del modo más óptimo para solucionar el reto.

Las soluciones vendrán luego, pero los marcos de actuación, los recursos que el cliente dispone, la visión de aquello que espera el usuario final, etc. deben de estar reflejadas en el brief, en la propuesta y a lo largo de la ejecución de todo el proyecto.

Si usas el brief para desarrollar una propuesta comercial, ponte a hacerlo justamente después de reunirte con tu cliente. Reserva ese espacio de tiempo. Escríbela lo antes posible y acuerda con tu cliente una fecha para hacer preguntas y delimitar el marco de actuación. Alinea las expectativas y empieza a encaminar el proyecto hacia el éxito. Luego vendrá la propuesta.

Si ahora haces la traslación de cómo gestionas la elaboración del brief a toda la gestión del proyecto, verás que tanto el proyecto como el equipo sale beneficiado. Porque espero que el artículo descrito no sea solo una herramienta, sino una concepción de mejora en la gestión.

¿Y tú qué dices?

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