Hablar a estas alturas de control puede parecer contradictorio, por no hablar de control descontrolado Podemos pensar que en un entorno en el que apostamos por la cultura de la innovación, esta palabra no tiene cabida. Que el control implica micromanagement y da poco margen de error para innovar.

Pero el control es necesario en todos los proyectos. Como siempre, lo importante son las formas. Cómo realizamos ese control. Si controlamos, o tenemos la situación controlada. Creo que las diferencias son sutiles pero pueden desencadenar culturas de trabajo totalmente diferentes en los equipos.

Diferencias entre controlar y tener la situación controlada

Imaginemos las siguientes situaciones.

Imagina a un director de proyecto que tiene personas a su cargo. Para tener toda la información correspondiente al proyecto hace reuniones a menudo, asigna tareas a profesionales y realiza un exhaustivo seguimiento del estado y sus resultados. Crea procesos y políticas que le permiten estar informado de todo lo que sucede y cómo se realiza. Cuando hay algo que no ve claro, puede intervenir a tiempo porque tiene el control de la situación.

¿Parece que tiene el control verdad?

Vamos al mismo profesional. Ahora para tener toda la información, tiene indicadores que responden a objetivos de proyecto. Hace reuniones para alinear la visión, resolver problemas y ayudar a que los indicadores estén correctos. Delega en profesionales de confianza que le reportan cuando es necesario, porque tienen claro qué deben hacer, cuál es su misión y responsabilidad. Cuando hay algo que no ve claro, dispone de su tiempo para ayudar a solucionarlo.

Y ahora… ¿tiene el control?

Tener el control no significa forzosamente tener la situación controlada. Puedes tener el control y el proyecto totalmente descontrolado, con continuos problemas de cliente o del propio equipo.

Creo que el ejemplo nos puede servir para diferenciar entre el micromanagement del primero y el liderazgo del segundo. Entre controlar y tener la situación controlada.

Control descontrolado

Un mal control no sólo tiene implicaciones en la dirección de los proyectos y los equipos. También puede influir en sus resultados.

Para tener el control debe existir una planificación, unos objetivos por los que trabajar y libertad responsable para decidir qué acciones realizar. Sin ello, lo único que conseguiremos es fiscalizar la información. Asignar tareas. Decir quién debe hacer qué. Crearemos dependencias con las personas que acaban decidiendo y, por lo tanto, cuellos de botella en los procesos de decisión.

Estoy seguro que te suena esta situación. Tenemos un control descontrolado. Situaciones ocultas que pueden aflorar en cualquier momento y convertirse en un problema crítico en los momentos más delicados de proyecto.

Los cuellos de botella, las esperas en decisiones importantes, y la ralentización de proyectos por fiscalización de la información acaban mellando negativamente en los equipos.

Esta cultura de funcionamiento acaba haciendo que las personas que controlan tengan el sentimiento de ser importantes. De tomar decisiones importantes y sentirse claves dentro de los proyectos.

Nada más lejos de la realidad. Las decisiones importantes acaban teniendo la misma urgencia y relevancia que las no tan importantes. El riesgo a perder el foco es más elevado y, por tanto, a no conseguir los objetivos. Acabamos absorbidos por el corto plazo y no podemos mirar a medio o largo.

Para tener la situación controlada es necesario tener una visión clara. Unos objetivos definidos. Un marco con un margen de error conocido. Y sobretodo, un equipo de profesionales con capacidades, motivados y responsables.

Pregunta de auto-reflexión: Piensa en alguien que tenga un control descontrolado. ¿Crees que es consciente de ello? ¿Cómo puedes ayudarlo a que adquiera esa consciencia?

¿Y tú qué dices?

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